Die Wahl des richtigen Veranstaltungsdatums ist mit die Schwierigste während der gesamten Veranstaltungsorganisation. Denn das Datum Ihrer Tagung oder Ihres Events entscheidet auch über die Teilnehmerzahlen, die Zahl der verfügbaren Kooperationen und natürlich auch über die Kosten.

Vor allem die Kosten für ein Tagungszentrum, ein Tagungshotel oder die Hotelzimmer können sich schnell mal verdoppeln, wenn Sie das Veranstaltungsdatum unbedacht wählen.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen ein paar Empfehlungen geben für die Wahl des richtigen Zeitraums für Ihre Veranstaltung.

Der Montag als Veranstaltungstag?

Der Montag ist grundsätzlich für Veranstaltungen geeignet, wenn die Teilnehmer nicht extra anreisen müssen. Abgesehen vom üblichen Pendlerverkehr in Bussen, Bahnen und auf den Straßen, verbringen viele Menschen ihr Wochenende nunmal am liebsten mit ihrer Familie.

Meistens eignet sich der Montag für eine Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten im Unternehmen. Natürlich muss man hier auch das Aufgabengebiet innerhalb der Firma berücksichtigen.

Ein Verkäufer ist am Montag sicherlich eher verfügbar, da der Montag oftmals kein guter Tag für Akquisegespräche ist.

Einen Mitarbeiter aus der Auftragsabwicklung können Sie allerdings an einem Montag vermutlich nicht zur Teilnahme an einem Meeting bewegen, da anfallende Aufträge vom Wochenende abgearbeitet werden müssen.

Führungskräfte sind auch schwer an einem Montag zu bewegen, an einer Veranstaltung teilzunehmen. Montags werden die Aufgaben für die beginnende Woche besprochen und es finden meistens interne Besprechungen statt.

Falls die genannten Argumente zur Veranstaltungsplanung jedoch nicht relevant sind, dann können Sie an einem Montag für eine Veranstaltung sehr viel Geld sparen.

In vielen Hotels und Veranstaltungszentren kann man montags auch in sonst eher hochpreisigen Destinationen und begehrten Städten und Regionen gute Preise bekommen, da die Auslastung insgesamt nicht sehr hoch ist. (Pssst, das gilt natürlich nur so lange, bis alle Veranstaltungsplaner diesen Blog-Beitrag gelesen haben.)

Doch Vorsicht: Beinhaltet Ihre Veranstaltung eine Übernachtung auf den darauf folgenden Tag, kann das Ihr Budget unter Umständen sehr belasten. Woran das liegt?

Geschäftsreisen werden gern von Montag bis Donnerstag geplant, so dass die Belegung der Hotelzimmer durchaus sehr hoch sein kann und somit auch deren Preise.

Von einer Anreise am Sonntag ist aus den bereits genannten Gründen von vornherein abzuraten, da Sie vermutlich weniger Teilnehmer gewinnen können, als erwartet.

Der Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag als Veranstaltungstag?

Diese Wochentage bieten sich als ideale Veranstaltungstage aller möglichen Formen von Events an. Die Teilnehmer haben montags ihr Alltagsgeschäft in den Firmen geregelt und sind freitags wieder zurück, um noch anstehende Probleme vor dem Wochenende zu klären.

Natürlich sind zu diesen Zeiten auch die Hotels und Veranstaltungsstätten stark frequentiert. Hier muss man damit rechnen, dass die benötigten Kapazitäten für eine Veranstaltung in dem Wunschhotel nicht mehr zur Verfügung stehen. In den Hotels wird man an diesen Tagen auch die höchsten Preise bezahlen müssen.

Freitag, Wochenende oder Feiertage während Ihrer Veranstaltung?

Veranstaltungen an diesen Tagen stattfinden zu lassen, sollte man genau abwägen.

Sie müssen für die Teilnehmer einen besonderen Gewinn darstellen. Meistens finden an Wochenenden Firmenveranstaltungen statt oder Veranstaltungen, wofür die Teilnehmer ihre Freizeit „opfern“ wollen.

Auch spielt die Auswahl der Zieldestination bzw. Location eine sehr entscheidende Rolle an diesen Tagen. Kann die Teilnahme an der Veranstaltung mit einem Kurzurlaub verlängert werden? Lohnt es sich, die Familie mitzubringen? Bringt die Veranstaltung so viel Mehrwert, dass es sich lohnt, einen Brückentag dafür zu nutzen?

Wochenenden & Feiertage sind außerdem große Einflussfaktoren für Ihr Veranstaltungsbudget : Findet die Veranstaltung in einer touristisch attraktiven Region statt, dann sind dort am Wochenende oft Höchstpreise zu zahlen.

Ein Beispiel für einen gelungenen Mix ist die Messe ITB – Internationale Tourismusbörse in Berlin. Sie findet jährlich von Mittwoch bis Sonntag statt. Dabei sind die Tage Mittwoch und Donnerstag ausschließlich für Fachbesucher vorgesehen. Von Freitag bis Sonntag ist die Messe allen Teilnehmern zugänglich. Die Hallen mit den Messeständen, die überwiegend für Fachbesucher interessant sind, werden von Freitag bis Sonntag nahezu nicht besucht.

Die Auswirkung des Veranstaltungsdatums auf die Hotelpreise

Fast alle Hotels haben in den letzten Jahren ihr Preissystem automatisiert, d.h. sie wissen mit einer wahrscheinlichen Sicherheit, ob sie zu einem bestimmten Termin ausgebucht sein werden.

Somit können die Hotels auch mit einem großen zeitlichen Vorlauf ableiten, welchen Preis sie zu einem bestimmten Termin verlangen können.

Diese computergestützten Preissysteme geben dem Hotel Sicherheit, die höchstmögliche Auslastung mit den höchstmöglichen Preisen zu bekommen.

Das „Last-Minute-System“ bekommt dadurch zwar wieder eine Chance,  ob man dann allerdings die gewünschten Tagungskapazitäten oder die benötigte Anzahl der Hotelzimmer bekommt?

Fazit

Gut und rechtzeitig geplant, schonen Sie Ihr Veranstaltungsbudget und gewinnen die meisten Teilnehmer für Ihre Veranstaltung.

Der Veranstaltungszeitraum entscheidet über Ihre Kosten, die zu erwartenden Einnahmen und die Teilnehmerzahl.

Kurzum: Der Erfolg einer Veranstaltung hängt vom Veranstaltungsdatum ab!

Nehmen Sie daher am besten gleich bei der Veranstaltungskonzeption die Wahl des richtigen Zeitraums mit auf die Agenda.

Wann findet Ihre nächste Veranstaltung statt?