Schon einmal etwas von Teilnehmermanagement gehört?

Grundsätzlich übernimmt das Teilnehmermanagement die komplette Abwicklung aller Aufgaben rund um die Teilnehmer. Dazu gehört die Einladung von Teilnehmern und die Buchung oder Anmeldung zur Veranstaltung. Im weiteren Sinne gehört auch eine Feedback-Umfrage für alle Teilnehmer dazu.

Das klingt erst einmal sehr unspektakulär. Wer schon einmal eine größere Veranstaltung betreut hat weiß, wie aufwendig diese Aufgabe sein kann. Der Aufwand nimmt in der Regel proportional zur Veranstaltungsgröße zu. Viele aufwendige Telefonate, unübersichtliche Listen und die Überprüfung der eingegebenen Daten kosten wertvolle Arbeitszeit, in der Sie schon die nächste Veranstaltung planen könnten.

Wäre es nicht schön, wenn es dafür eine einfache Lösung gäbe?
Die gibt es sogar! Direkt zum Ausprobieren!

Ein Online-Teilnehmermanagement setzt genau an dieser Stelle an und nimmt Ihnen einen Großteil der Arbeit ab. Erstellen Sie Ihre Einladungsmail und senden Sie sie gleich gebündelt an alle Teilnehmer. Die meisten Anbieter übernehmen sogar gleich den Versand für Sie. Anschließend können sich Ihre eingeladenen Gäste oder Teilnehmer gleich online für Ihre Veranstaltung anmelden.
Welche Angaben Sie von den einzelnen Personen benötigen und welche Fragen Sie zusätzlich stellen wollen, entscheiden Sie ganz allein. Oftmals gibt es dafür keine Begrenzung. Aber Achtung! Zu viele Abfragen machen den Anmeldeprozess schwerfällig und man sollte sich überlegen, welche Angaben man unbedingt benötigt. Für Gäste, die Bedarf an einer Übernachtung haben, gibt es bei den meisten Systemen die Möglichkeit, gleich eine Hotelbuchung einzubinden. Der Vorteil für Teilnehmer besteht darin, dass Sie in einem Schritt alles rund um die Veranstaltung erledigt haben. Die stressfreie Buchung und Abarbeitung relevanter Punkte ihrer Veranstaltung gibt den Teilnehmern zudem von Anfang an eine gute Grundeinstellung mit an die Hand. 

Damit alles nach Ihren Vorstellungen dargestellt wird, bieten Betreiber meistens Links im Corporate Design an. Dies bewirkt ein vertrautes Gefühl und der Teilnehmer hat an dieser Stelle keine Berührungsängste. In der Zwischenzeit, sowie am Ende der Anmeldung können Sie sich direkt Online eine Teilnehmerliste ausdrucken oder alternativ eine solche Liste zuschicken lassen. Dort sind alle Daten übersichtlich und gebündelt erfasst.

Wieviel Zeit sollte ich für die Erstellung einplanen?

Hier hängt es vor allem vom verwendeten Anbieter ab. Es gibt komplette Online-Lösungen und Lösungen mit persönlicher Betreuung.
Im unteren Abschnitt erfahren Sie genaueres darüber.
Nur das bleibt zu erwähnen: Egal, welche Teilnehmeranzahl Sie zu einer Veranstaltung anmelden, der Zeitaufwand bleibt meist nahezu identisch!

Welches System ist das richtige für mich?

Wofür kann ich ein Teilnehmermanagement einsetzen?

In erster Linie ist ein solches System dazu gedacht, Veranstaltungsplanern die Arbeit rund um die Teilnehmer abzunehmen. Besonders beliebt ist das System bei Tagungen und Seminaren. Bei Bedarf kann auch nur eine zusätzliche Hotelbuchung über ein solches Tool abgewickelt werden. Durch die Flexibilität des Tools ist es aber auch möglich Gästelisten für Abend- und Galaveranstaltungen erstellen zu lassen. Auch ganz andere Einsatzbereiche, wie Personalplanung, oder Anmeldungen für Prüfungen, Meetings und vieles mehr ist möglich. Ihrer Kreativität wird dabei keine Grenze gesetzt.

Kurz zusammengefasst: Welche Vorteile habe ich durch den Einsatz eines Online-Teilnehmermanagement-Systems?

• Zeitersparnis
• übersichtliche Auflistung aller Angaben der Teilnehmer
• Höhere Zufriedenheit der Teilnehmer
• meist einfache Bedienung oder Full-Service
• meist mit finanziellem Aufwand verbunden